RFID(무선 주파수 식별) 기술은 문서의 수동 관리를 점차 대체하고 있으며, 자동 식별 기능은 큰 편의성을 제공합니다. 다양한 문서 보관 자원을 신속하게 관리하기 위해서는 보관소용 RFID 전자 태그의 데이터 입력 관리가 필수적입니다. RFID 지능형 관리는 관리자의 반복적인 업무 부담을 줄여 보관소의 인건비와 비용을 절감하는 데 기여합니다. RFID는 지능형 문서 수집 및 식별에 활용되고 있습니다.


조합을 통해 RFID 자동 식별 기술y 컴퓨터 소프트웨어 기술과 RFID 전자 태그를 정보 저장 매체로 활용하여 보관용 가방에 부착하고, 파일의 기본 정보와 수령 및 반납 기록을 RFID 칩에 저장합니다. RFID 판독 및 기록 장비는 백그라운드 데이터베이스 관리 시스템과 연동하여 파일의 대출, 반납, 검색 및 재고 관리 업무 프로세스에 대한 정보 관리를 구현할 수 있습니다.

RFID 기술을 활용한 문서 관리의 장점

1. 빠르고 정확한 위치 파악: 전체 문서 보관실의 지리적 분포 지도가 모바일 지점 점검 장치에 저장되며, 열람하려는 문서에 대한 지리적 위치 정보가 제공되어 신속한 검색 및 보관 작업이 가능합니다.

2. 간편한 재고 관리: RFID 현장 검사 장비를 사용하면 문서 재고 조사, 오류 검사, 서가 정리 등의 작업을 신속하게 완료할 수 있어 사서의 업무 부담을 크게 줄이고 문서 관리 효율성을 높이며 대출 및 보관 시 오류율을 낮출 수 있습니다.

3. 문서 정보의 정확한 기록: 문서 담당자, 대출자, 대출 내역, 보관 기간 등이 시스템에 자동으로 등록되어 수동 오류를 방지하고 문서 관리 정보 시스템의 원본 데이터 정확성을 보장하며, 문서 상태에 대한 실시간 조회 및 보고서 인쇄 기능을 제공합니다.

4. 문서 일괄 대출, 보관 및 등록 관리: 문서 관리는 매우 복잡한 작업이며, 문서 관리자는 부족한 반면 문서 대출을 원하는 사람은 늘어나고 있습니다. RFID 기술을 적용하여 문서 관리의 현대화 및 자동화를 실현하고, 문서 관리자의 업무 효율성을 높이는 동시에 노동 강도를 낮추며, 사서들이 자동화된 일괄 문서 대출, 보관 및 등록을 구현할 수 있도록 지원합니다.

5. 문서 RFID 태그 저장 정보는 자유롭게 변경할 수 있습니다. 전자태그는 대용량 데이터 접근이 가능하고, 저장된 정보를 자유롭게 변경할 수 있어 문서 속성 정보 관리에 편리함을 제공합니다.

RFID 지능형 파일 시스템은 각 파일에 대한 전자 ID 카드 정보를 생성하고, 파일 개체의 순환 과정 추적 및 관리, 파일 위치 파악, 자동 파일 재고 관리, 지능형 분석 등의 기능을 구현하여 파일 관리 프로세스를 크게 최적화하고 업무량을 줄입니다. RFID 기술 종이 문서 관리와 전자 정보 보관 관리 간의 훌륭한 연결고리를 만들어 줍니다.